Laten we er van uit gaan dat de afzeggingen de dag van te voren binnenkomen met een verscheidenheid aan redenen, en nog ééntje dezelfde ochtend.

Optie 1: Je laat het doorgaan

Je kiest ervoor om de sessie door te laten gaan met de aanwezigen. Zíj hebben tenminste níet afgezegd. Bij deze optie ga je niet teveel in op het feit dat er veel afzeggers zijn (zie optie 4). Maar vooral laat je aan de afwezigen ‘zien’ dat het zinvol is om de volgende keer wél te komen.

Het is natuurlijk geen ideale situatie, want de afwezigen weten niet wat er besproken is. Je kunt aan de aanwezigen vragen of- en hoe zij de afwezigen zullen bijpraten. Je kunt ook verwachten dat er altijd mensen zijn die vinden dat ze bepaalde dingen niet ‘mogen’ bespreken ‘over’ anderen ‘die er niet zijn’. Ik ben het daar niet mee eens. De afwezigen zijn deel van het team, ze zijn hier nu niet, maar we kunnen het gewoon – respectvol – over iedereen en alles hebben, als (1) het relevant is voor het hele team, en (2) zolang later alles met iedereen gedeeld kan worden.

Optie 2: Je stelt het uit of verzet het

Je kunt besluiten de sessie te verzetten naar een moment waarop meer deelnemers aanwezig zijn. Door uit te stellen, geef je prioriteit aan volledige groepsdeelname, wat helpt om iedereen betrokken te houden en belangrijke onderwerpen collectief te bespreken. Je maakt duidelijk dat je het hele team wilt coachen, en niet slechts een deel.

Uiteraard is dit al een interventie op zich. De mensen die wel bereid waren te komen voelen zich nu misschien misdeeld. Maar jij maakt duidelijk dat afwezigheid een thema is voor het hele team. Ook voor de áánwezigen. Achter de schermen en in de onderstroom zal dit uitstel zeker besproken worden. Maar dan zonder jou erbij. Soms leidt uitstel tot afstel. Dat is dan mogelijk deel van de team-problematiek en dus niet jouw probleem.

Optie 3: Je zegt zelf af

Een variant op optie 2 is dat jij afzegt en geen initiatief neemt tot verzetten. Desgevraagd kan je zeggen dat je graag weer van ze hoort als ze een datum hebben waarop iedereen kan. Je legt de bal volledig bij het team, en daar hoort ie eigenlijk ook.

Dit kan uitsluitend ‘werken’ wanneer je dit zonder enige frustratie of (ingehouden) agressie doet. En het liefst heb je ook geen verwachtingen over het effect van je afzegging. Wat er dan wel of niet komt, daar kijk je met nieuwe verwondering naar.

Optie 4. Je onderzoekt actief het proces

Dat er zoveel mensen niet komen is waarschijnlijk een signaal, een veeg teken, een roep om aandacht, veelzeggend. Je gaat het volop onderzoeken met de mensen die er zijn. Komt dit vaker voor? Hoe duiden zij dit? Is het opmerkelijk – of niet – dat juist déze mensen er niet zijn? Ook hier geldt weer: je mag het van mij wel over anderen hebben, als ze het maar terug horen. Niet komen en dan ook nog het ‘gesprek gijzelen’ is er voor mij niet bij.

Afzeggen kan – behalve als er een griepepidemie is – veel zeggen over het team. Gebrek aan vertrouwen in het proces? Of in jou? Angst voor wat er met de coaching los kan komen? Het bewijs dat men ‘toch niet gehoord wordt’?

Optie 5. Je legt de keuze voor

Dit is waarschijnlijk mijn favoriet. Je beslist helemaal niets maar laat het team zelf bedenken wat ze hiermee willen. Dit bevordert eigenaarschap en betrokkenheid bij welk besluit het ook wordt.

In het gesprek dat hierover gevoerd wordt kan je neutrale begeleider van het gesprek zijn. Of je gaat meer confronteren en onderzoeken. Je werkt met boven- en onderstroom en misschien kan je hier zelfs hét probleem-patroon van het team mee blootleggen. En daarna bespreek je hoe ze dat met de anderen gaan delen.

Je hebt vast nog veel meer opties, maar bedenk: wat je ook doet of laat, het is altijd een interventie.