De nieuwe tools zijn zó gemakkelijk en intuïtief te gebruiken, dat je bijna zou vergeten dat er niet alleen andere techniek, maar ook andere vaardigheden nodig zijn.

Het technische gedeelte

Online zijn er overal tips te vinden. Op onze site vind je ook 44 tips die over virtueel samenwerken gaan. Hieronder vind je tips die bedoeld zijn om zakelijke en professionele bijeenkomsten zakelijk en professioneel te houden.Online vergaderen en trainen is volledig afhankelijk van techniek. Dat wil zeggen: jouw computer, met goed werkende camera, audio en internetverbinding. Is jouw hardware slecht en verouderd? Dan is het nu de tijd voor een upgrade.

En het programma, zoals Zoom, Webex, Skype of Teams. Die programma’s moet je echt leren kennen. (Onderaan deze pagina kun je een handleiding voor Zoom downloaden.) Hier zijn een paar tips, die zo vanzelfsprekend zijn dat je ze soms vergeet.

• Met sommige programma’s (zoals Zoom) kun je via je browser deelnemen, maar vaak werkt het beter met de bijbehorende app. Maak dus een account aan en installeer de app op je computer.
• Maak jezelf vooraf alvast vertrouwd met de app. Oefen even en neus wat rond. Niets zo vervelend als een deelnemer die je eerst alle knopjes moet uitleggen. Die deelnemer wil jij niet zijn.
• Zorg dat je laptop genoeg batterij heeft, of aan de voeding is.
• Het kan geen kwaad om voor de start van je meeting je computer even schoon op te starten. Sluit achtergrondprogramma’s af.
• Check je internetverbinding. Start indien nodig je modem even opnieuw op of zorg voor een vaste kabel.
• En wees je bewust van het feit dat je met online vergadertechniek gevoelig bent voor hackers. Hier vind je wat tips om je te beschermen.

Etiquette voor de online meeting

Met netiquette wordt al jaren het sociale verkeer online geregeld. Niet schelden op social media bijvoorbeeld. Maar wat zijn specifiek de regels voor online vergaderen en online trainen? Net als in een live bijeenkomst zijn er bepaalde gedrags- en fatsoensregels die je in acht neemt. Je kunt technisch gesproken bijvoorbeeld deelnemen terwijl je achter het stuur van je auto zit, maar dat is voor niemand prettig. Er zijn overal en nergens tips te vinden. Hier een korte samenvatting.

• Wees op tijd! En op tijd is: ga een poosje vooraf al klaar zitten.
• Zorg dat je video en je audio in orde zijn. Wees goed zichtbaar, laat mensen niet naar je kin of je oren kijken. Experimenteer met belichting, dit is echt geen overbodige luxe.
• Vermijdt storende achtergrondgeluiden. De hele vergadering heeft er last van als jouw hond op de achtergrond blaft. Kom sowieso altijd de vergadering binnen met je geluid uit.
• Spreek rustig en duidelijk. Mocht je in het dagelijks leven wat snel of mompelend spreken; dat wordt online echt niet beter. Doe moeite om verstaanbaar te zijn.
• Focus, focus. Laat regelmatig weten dat je er nog bent, dat kan ook non-verbaal. Mensen kunnen het zien als jij ergens anders mee bezig bent.
• Timing: let op of het wel handig/nodig is iemand te interrumperen. Steek bijvoorbeeld je hand (of een bordje) op, of stel je vraag in de chat.
• Over de chat: pas op met 1-op-1 chats met andere deelnemers. Je bent je aandacht gegarandeerd kwijt.
• Leg alles vooraf klaar (iets te drinken, pen en papier!) en ga nog een keer naar de WC. Je loopt tijdens een live vergadering ook niet zomaar de zaal uit.
• Verdwijn niet, maar zeg even dag of zwaai aan het eind.

De uitdagingen van thuiswerken

Kunnen thuiswerken heeft heel wat voordelen, maar moeten thuiswerken kent ook wel wat nadelen. Niet iedereen heeft veel vierkante meters of een rustige omgeving. En als er (veel) huisgenoten zijn, die óók thuiswerken, dan liggen spanningen op de loer. Maak samen afspraken. Hoe ontzie je de ander? Wie mag wanneer de studeerkamer gebruiken? Wie neemt wanneer een huishoudelijke taak, of de kinderen, voor zijn rekening?

Belangrijk is ook: zorg voor jezelf! Ga niet zonder ontbijt drie uur lang achter je computer zitten. Dwing jezelf om elke dag even naar buiten te gaan. Hier zijn een paar adviezen die specifiek over online overleggen vanuit huis gaan.

• Heb je thuis echt geen rustige ruimte? Als de meeting belangrijk is, kijk eens in je omgeving of je ergens terecht kunt. Vakantiehuisje? Leeg staande kantoorplek? (#durftevragen)
• In het informele circuit kun je prima jezelf tijdens het chatten nog opmaken, of uitgebreid eten. Bij een training of vergadering niet.
• Dat gezegd hebbende, het heeft ook charme dat mensen meedoen vanuit hun privé omgeving. Tip voor een leuke check-in: laat iedereen even vertellen wat de ‘achtergrond’ is.
• Kinderen, baby’s, huisgenoten en schoonmakers: even zwaaien kan wel, maar ze doen niet mee aan het overleg. Probeer ze onder te brengen of weg te managen.
• Thuis zijn er best veel afleiders; de wasmachine piept dat ie klaar is, de post belt aan, ineens zie je dat de planten droog staan. Alles wat uitgesteld kan worden: schrijf het op een briefje!
• Je telefoon: tijdens een live meeting is het not done om vaak op je telefoon te kijken. Thuis kan dat veel ongemerkter. Doe het niet.

Een meeting hosten

Als je host (voorzitter, trainer) bent, zijn er inmiddels talloze tips te vinden over het maken van een boeiend, werkend programma. Zie de nieuwsbrief van Ennuonline bijvoorbeeld. Hieronder geven we maar een heel compact voorzetje. Verder geldt: oefen, experimenteer en durf iets geks te doen. Er kan véél meer online dan je zou denken. Het lijkt vaak net op een gewone meeting.

• Allereerst: durf als host sturend te zijn. Een open vraag stellen leidt online algauw tot een stilte. Mensen mee laten beslissen over de voortgang: doe het minder dan je live doet. Spreek mensen sneller aan op storend gedrag. Nodig mensen concreter en gerichter uit dan je misschien gewend bent.
• Start elke meeting met een ‘aanloopje’. Maak contact, spreek doel en bedoeling uit, spreek de werkwijze af, maak ook afspraken over vertrouwelijkheid en tijden.
• Neem regelmatig pauzes. Online vergaderen is vermoeiender dan je denkt en een uur is zó voorbij. Tot anderhalf à twee uur kun je doen met een of twee korte breaks. Daarna moet je echt langer pauzeren.
• Bij screen sharing: zorg dat je presentaties overzichtelijk zijn en dat je slides niet bomvol informatie staan. Gebruik visualisaties!
• Doe energizers en varieer in werkvormen. In de Zoom download vind je een aantal suggesties. En deze werkvormensite heeft een remote friendly afdeling.
• Ga af en toe uiteen in subgroepjes. Zoom en Webex kunnen dit binnen het programma. Skype en Teams (nog) niet.
• Je kunt ook korte individuele opdrachten tussendoor doen.
• Gebruik eventueel ondersteunende programma’s, zoals Padlet (samen een online prikbord maken), Mentimeter (een online poll maken om de stemming te peilen), of Kahoot (een quiz maken met je mobiel als stemkastje).
• Ten slotte: online meeten is vermoeiend. Neem tijd voor gein en plezier.

Download de Zoom handleiding

Hier is de link naar de kortere Instructie Zoom (direct downloaden).

En via deze link vind je nog wat meer over Zoom en kun je een langere Handleiding Zoom aanvragen, met een flink aantal werkvormen, vooral voor hosts bedoeld. Veel plezier ermee!