Maak een virtueel team zo persoonlijk mogelijk

1. Probeer bij de start een keer live samen te komen. Het helpt enorm als je weet wat voor mensen achter dat e-mailadres zitten. Doe het desnoods met Skype als je niet kunt reizen. Laat mensen elkaar een video-tour geven van hun werkplek.
2. Virtuele teams moeten niet te groot zijn, omdat anders mensen elkaar kwijtraken en er makkelijk social loafing (‘lummelen in de luwte van het team’) kan ontstaan. Hoe groot is moeilijk te zeggen, maar liever 5 dan 13. Grote teams kun je beter opdelen in kleinere teams die goed aan elkaar gelinkt zijn.
3. Laat elk teamlid een online profiel maken, of deel met elkaar LinkedIn profielen.
4. Introduceer nieuwe teamleden uitgebreid, en doe het niet af met een mailtje aan iedereen.
5. Bespreek met alle teamleden hoe ze het liefst willen werken. Stem persoonlijke bereikbaarheidsprofielen af: wanneer ben jij wel en niet virtueel aanwezig? Via welk kanaal het liefst? Hoe snel reageer jij?
6. Doe even een persoonlijke check-in bij elke meeting (hoe was je weekend?).
7. Reageer op persoonlijke cues, zoals de hond die op de achtergrond blaft, of de deurbel die gaat. Gelukkig generen mensen zich steeds minder voor het thuis-zijn tijdens virtueel samenwerken. Je kunt natuurlijk ook overdrijven, zag ik, toen iemand met wie ik vergaderde voor de camera de was aan het ophangen was.
8. Organiseer een virtuele koffiehoek. Bijvoorbeeld een online foto-wall, of een roddelkanaal in je chat-tool. Of spreek af dat je elke maandagochtend even iets persoonlijks post over hoe het weekend was.
9. Zorg voor voldoende synchrone communicatie op vaste tijden. Houd een strak ritme aan.
10. Heel belangrijk: vier successen en mijlpalen. Doe alles wat je kunt om mensen aangehaakt te houden.

Cultuur van commitment en discipline

11. Meer locaties > één visie. Zorg dat er één geloof, één visie wordt begrepen en gedragen door iedereen.
12. Zorg dat het voor iedereen glashelder is waar het team heen gaat en wat het moet opleveren. Spreek duidelijke resultaten af, met deadlines en ondubbelzinnige specificaties.
13. Vraag expliciet commitment van iedereen en laat dat hardop uitspreken. Check het commitment zodra er twijfel is. Spreek ‘free-riders’ aan. Als ze ongestoord erbij blijven hangen, ondermijnt dat de motivatie van de rest.
14. Regel eigenaarschap voor álle taken. In sommige teams gaat het vanzelf, in de meeste is het handig om er wat meer duidelijkheid over te scheppen.
15. Besef dat vertrouwen in een virtuele omgeving snel gegeven wordt, maar ook heel snel weer kan verdwijnen als iemand niet levert. Betrouwbaarheid is de basis voor vertrouwen.
16. Wijs taken liefst toe aan koppels of subgroepjes. De kans is dan groter dat ze daadwerkelijk opgepakt worden. Bovendien bevorder je samenwerking. En kleine groepjes zijn veiliger.
17. Wees vooraf heel duidelijk over hoe er in het team beslissingen worden genomen. Vooral in teams met verschillende culturen is dat essentieel, omdat het nemen van beslissingen, en de status van een besluit, sterk kunnen verschillen per land. In de ene cultuur doet de teamleider het, in de andere is het een resultaat van consensus.
18. Minimaliseer afleiders bij online vergaderen. Probeer af te spreken dat je niet gaat multi-tasken. Zet de video aan, dan weet je tenminste dat mensen niet in de badkamer vergaderen.

Gebruik een goede combinatie van tools

19. Minimaliseer e-mail – het raakt te snel ‘verknoopt’, vooral bij mails naar groepen. De een reageert op de zender, de ander aan iedereen en de derde start een nieuwe maildraad. De verwarring is compleet. Er zijn inmiddels bedrijven die e-mail om die reden helemaal afgezworen hebben.
20. Wil je mensen van de e-mail af? Zorg dat bepaalde vitale informatie alleen nog verkrijgbaar is op dat platform waar je ze heen wilt krijgen.
21. Kies de simpelste tool die nog doet wat je nodig hebt. Veel mensen geven aan dat ze overdonderd zijn door alle technische mogelijkheden, dus hoe minder toeters en bellen, hoe beter.
22. Het gebruik van bekende tools kan de drempel om ze te gebruiken verlagen. Anderzijds kan het ook een belemmering zijn als mensen ze al voor andere doeleinden gebruiken. Denk aan WhatsApp, dat heel geschikt is voor snelle groepscommunicatie, maar dat veel mensen vooral privé gebruiken.
23. Gebruik een portfolio van tools: je moet conference calls kunnen doen, kunnen chatten en discussiëren en elkaar berichten kunnen sturen. Vul dit aan met online agenda’s, takenlijsten en natuurlijk een cloud-opslag waarin je gezamenlijk aan documenten kunt werken.
24. Maak duidelijke gedragsafspraken: over deelname en responstijd en over hoe te communiceren. Zulke afspraken reduceren onzekerheid bij teamleden.
25. Een inkopper: voorkom technische drempels. Mensen haken vaak na één mislukte poging al af.
26. Om informatie overload te voorkomen: zorg dat mensen zelf informatie gaan halen (pull), in plaats van dat alles gestuurd wordt (push).

Een geschikt virtueel teamlid

27. Is iemand die aardig wat emotionele intelligentie bezit, die het leuk vindt om te delen en die dus niet te veel met zijn eigen succesjes bezig is.
28. Kan heel goed met diversiteit omgaan. Is nieuwsgierig naar anderen in plaats van snel oordelend.
29. Zal bij technische tegenslagen actief ‘de moed erin houden’, en gaat niet hardop zitten klagen over wat er allemaal niet deugt.
30. Is iemand die initiatief neemt en werkt aan zichtbaarheid: niet om gezien te worden, maar om te zorgen dat zijn collega’s goed weten waar hij mee bezig is. Geeft daarbij veel contextinformatie bij alles wat z/hij doet: waarom, met wie, hoe, wanneer et cetera.
31. Een nieuwe trend hierbij is: working out loud. Je teamleden hardop (online) vertellen waar je bent, wat je doet en met wie. Ze hoeven er niet altijd op te reageren, maar het zorgt dat je toch aangehaakt blijft op elkaar. Een chatbox of Twitter is hiervoor erg geschikt.
32. Kan goed met culturele verschillen omgaan. Durft helder te zijn, is toch tactvol. Gaat conflicten beheerst aan als het nodig is.
33. Weet hoe je deelneemt aan een online vergadering: namelijk géén monologen houden en wél veel vragen stellen aan teamgenoten.

De rol van de facilitator

34. Soms is dat een teamcoach die ook goed kan begeleiden op het technische gedeelte. Of er wordt een speciale tool-coach aangewezen.
35. Teamleiderschap in sterk verspreide teams kan het beste juist wat meer gecentraliseerd zijn. Dat houdt de boel lekker bij elkaar.
36. Richt een helpdesk functie in. Dat kan al heel eenvoudig iemand zijn die de tools goed kent en belooft de eerste paar weken voor alle vragen beschikbaar te zijn. In grotere organisaties kun je het uiteraard professioneler aanpakken.
37. Geef veel waarderende feedback, meer dan je normaal zou doen. Zorg dat er duidelijke, afgesproken momenten zijn om feedback aan elkaar te geven, want vanzelf gebeurt het niet zo snel in een virtueel team.
38. Houd mensen wat meer dan normaal bij de les, en organiseer vaker follow-up op afspraken.
39. Bouw regelmatig reflectiemomenten in: ‘hoe gaat het?’ Durf daar echt tijd voor te nemen, bijvoorbeeld door een half uur per Skype alleen maar uit te wisselen over hoe men zich voelt in het team, hoe men wel of niet is aangehaakt et cetera.
40. Zorg dat er voldoende aandacht is voor nee-zeggers en critici, die anders wellicht blijven hangen in het digitale niemandsland en stilletjes afhaken.
41. Probeer altijd het team te empoweren. Hoe meer het team mag en durft, hoe makkelijker afstanden overbrugd worden.
42. Houd regelmatig 1-op-1 gesprekken met de teamleden. Zo blijft er met iedereen contact. Het is verleidelijk en snel om het team steeds als groep berichten te sturen, maar het risico is dat er mensen onzichtbaar worden en in de schaduw blijven.
43. Bij vergaderingen: vergeet niet álle teamleden gehoord te hebben voordat je een conclusie trekt of een beslissing neemt. De regel ‘wie zwijgt stemt toe’ gaat niet op.
44. In de rol van teamleider of moderator is h/zij altijd aanwezig, betrouwbaar en snel. Als teamleden het gevoel krijgen dat de facilitator afwezig is kan het team snel in elkaar ploffen.