Het komt steeds vaker voor: kenniswerkers die zelfstandig en in wisselende teams werken aan complexe opdrachten. Ze horen bij dezelfde of bij verschillende organisaties, en werken aan hetzelfde project vanuit diverse locaties. Ze hebben weinig mogelijkheid om elkaar geregeld fysiek te treffen, waardoor ze online tools moeten gebruiken.

Met acht professionals hebben we onlangs een teamhackathon voorbereid. We zijn drie of vier keer fysiek bij elkaar geweest. Het meeste werk vond online plaats. De afspraak was dat we elkaar niet zouden mailen. Als basistool voor communicatie gebruikten we Slack, een soort chatomgeving die heel intuïtief werkt. Uit te voeren taken zetten we in Trello, en daarin kon je ook de voortgang van het werk bekijken. Overleg vond plaats via Skype en het draaiboek hebben we gezamenlijk uitgewerkt in Google Drive. Een toolset die geleidelijk aan is ontstaan en voor ons goed heeft gewerkt.

Tools voor teams: ICT-systemen + sociale media

De kern van een goede start met een virtueel team is het identificeren welke samenwerking-activiteiten je wilt ondersteunen en daarna op zoek gaan naar geschikte tools. Veel organisaties hebben een eigen ICT-systeem (bijvoorbeeld Microsoft SharePoint), waar je als virtueel team gebruik van kunt maken. Zo’n systeem stelt vaak grenzen aan de mogelijkheden van virtuele teams buiten de organisatiegrenzen. Het is daarom belangrijk na te gaan op welke manier een beschikbaar ICT-systeem kan bijdragen aan het teamproces, en hoe je dit goed kunt complementeren met geschikte sociale media.

Tips bij de introductie van online tools

Er zijn virtuele teams waarbij het verschil in ervaring met online tools tussen de teamleden groot is. De een is al zeer bedreven met Facebook en Twitter, de ander wil er juist verre van blijven. Het vraagt om experimenteren en ervaren welke tool geschikt is voor welk type proces. De opstap maken naar het gebruik van sociale media begint vaak als iemand in het team een initiatief neemt. Dit kan de teamleider zijn, maar ook een teamlid die er affiniteit mee heeft. En dan? Hieronder volgen enkele adviezen bij het introduceren van online tools in het team.

1. Start met bekende tools. Wissel ervaringen van teamleden met online tools uit. Neem de tijd om met elkaar de voorgestelde tools te bekijken of maak gebruik van een ‘uitprobeerweek’. Deze tijdsinvestering stimuleert begrip voor elkaars online voorkeuren en ervaringen en betaalt zich later terug.
2. Kies tools met het gehele team. Na het gezamenlijk verkennen van mogelijke tools, maak dan keuzes met het gehele team. Maak ook afspraken over het gebruik van de tools (bijvoorbeeld: hoe vaak log je in? Wie cc je in mails?).
3. Creëer een experimenteer cultuur. Door het goede voorbeeld te geven, kun je een cultuur creëren binnen het team waarin experimenteren met tools geaccepteerd is. Dit maakt de drempel voor teamleden om iets uit te proberen lager en maakt ‘fouten’ of ‘onhandigheden’ geaccepteerd. Het voorkomt terugtrekking uit het proces door angst voor onbekende technieken.
4. Zorg voor een helpdesk. Zorg voor voldoende begeleiding in het gebruik van nieuwe tools door regelmatig ondersteuning aan te bieden. De helpdesk kun je zelf zijn of een ander teamlid met specifieke ervaring met een tool.
5. Introduceer tools stap-voor-stap. Zorg dat de minst ervaren teamleden geen stress en onzekerheid gaan ervaren door te veel nieuwe tools. Als teamleden zelf aangeven naar manieren van online samenwerking te zoeken, kun je een nieuw tool aanbieden. Stel bijvoorbeeld dat het team zich afvraagt hoe ze elkaar snel korte, dringende vragen kunnen stellen, kun je voorstellen een chat tool te gebruiken.
6. Monitor het individuele veranderingsproces. Werken met nieuwe online tools brengt een andere routine met zich mee. Teamleden zijn bijvoorbeeld niet gewend de chat open te hebben als ze aan het werk zijn, om zo direct een vraag te kunnen stellen aan een collega. Besteed hier aandacht aan door zo nu en dan de manier van werken met elkaar te bespreken. Zoek gedurende het project actief contact met de teamleden om te horen hoe de ervaringen zijn.

Groepsdynamiek in het virtuele team

Hoewel de tools belangrijk zijn, is de echte uitdaging de verandering in de manier van samenwerken. Het groepsproces verandert erdoor: hoe ontstaan nieuwe ideeën, hoe worden conflicten opgelost, hoe worden besluiten genomen? Enkele thema’s:

Non-verbale signalen – In online groepen ontberen mensen non-verbale signalen, die we gewend zijn te interpreteren tijdens een face-to-face bijeenkomst. Zit de teamleider wel te knikken bij dat nieuwe idee of kijkt hij sceptisch? Online communicatie via schermen creëert anonimiteit en maakt de invloed van groepsnormen zwakker. Het gemis aan non-verbale communicatie maakt woordkeuzes en duidelijkheid in tekstcommunicatie belangrijker. Een tool facilitator van een virtueel team zal daarom zowel oog moeten hebben voor het groepsproces in het virtuele team, als de invloed van online tools daarop.

Conflicten – In virtuele teams kunnen conflicten makkelijker escaleren of juist uit de weg gegaan worden.  Neem het voorbeeld van een mail die in de spam beland en daarom niet beantwoord is; dit kan wrevel opwekken bij het teamlid wat op antwoord wacht. Omstandigheden worden soms geïnterpreteerd als doelbewust. Wat hierin helpt is uitgaan van een positieve intentie en een onderzoekende houding naar elkaar toe. De tool facilitator kan hierin ondersteunen door een andere interpretatie van teksten te laten zien, en te stimuleren dat interpretaties van bedoelingen gecheckt worden. Het is belangrijker dan bij gewone teams om korte evaluaties te doen. En soms is een fysieke ontmoeting van meer waarde dan online met elkaar doorwerken.

Informele uitwisseling – In een virtueel team missen leden de informele uitwisselingen en contacten. Als een team op dezelfde locatie werkt, lopen leden even bij iemand langs, of gaan samen lunchen. Dit soort korte ontmoetingen kunnen belangrijk zijn als ‘trigger’ om net dat ene idee even kort te bespreken, of dat beginnend conflict op te lossen. Hoe kun je als tool facilitator dit soort dynamiek creëren in een virtueel team? Virtueel zijn er verschillende vormen die je kunt gebruiken om deze ‘korte overlegmomenten’ te simuleren. Je kunt zorgen voor een continue presentie bijvoorbeeld doordat teamleden een chatfunctie open hebben staan, of je kunt met elkaar een micro-blogginggroep aanmaken (zoals Twitter). In een virtueel team werken vraagt om assertiviteit, inschatten wat op welk moment van belang is, wanneer je elkaar nodig hebt en niet teveel aarzelen om vragen te stellen, een idee te opperen of anderen in te schakelen bij je denkproces. Dit is iets wat teamleden gaandeweg moeten leren.

Risico van fragmentatie – Gebrek aan betrokkenheid ligt bij een virtueel team op de loer. Als het virtuele team elkaar niet ontmoet heeft, kan het zijn dat leden minder investeren in het groepsproces. Probeer het virtuele werken aantrekkelijk te maken door te benadrukken welke nieuwe vaardigheden geleerd gaan worden, en benoem de positieve kanten. Zorg dat het belang van virtueel teamwerk benadrukt wordt. Bouw indien nodig enkele ontmoetingen in. Bij grotere teams kan het goed zijn om bepaalde taken in kleinere teams uit te voeren omdat de kans dan groter is dat mensen een persoonlijke band met elkaar opbouwen. Creëer ook mijlpalen in de vorm van tastbare producten zoals een rapport of een prototype. Dit visualiseert voortgang van het virtuele team, en motiveert de leden.

Voordelen van werken in een virtueel team

Virtueel samenwerken kan specifieke voordelen opleveren. Dit zijn er enkele:

1. Benutten van een bredere mix van expertise: als virtueel team kun je een expert van de andere kant van de wereld uitnodigen om mee te denken. Bij online teleconferenties kunnen mensen wereldwijd makkelijk instappen.
2. Stimuleren van creativiteit: met online tools is het mogelijk een geheel ander gesprek en manier van denken op gang te brengen. Net als tijdens ‘heidagen’ kan een nieuw, online medium deelnemers in een andere stemming en mindset brengen.
3. Gelijkwaardige communicatie en samenwerking: door het gebruik van verschillende media krijgen andere mensen de ruimte. Zo zijn er bijvoorbeeld mensen die beter communiceren via tekst dan in een vergadering. Door het werken met tools met gelijke toegang kan iedereen tegelijk bijdragen zonder dat iemand de controle heeft, wat samenwerking gelijkwaardiger kan maken.
4. Samenwerking buiten de bekende paden: door virtueel te denken ga je sneller mogelijkheden zien om ook meer afdeling- of organisatie overstijgend te gaan werken. Je bent minder gebonden aan tijd en plaats.
5. Kennisproducten ‘oogsten’: veel online tools ondersteunen het vastleggen van kennis. Denk aan een weblog voor het verzamelen van ervaringen, een wiki voor het gezamenlijk uitwerken van ideeën, een forum waarin je als teamlid expliciet uitgenodigd wordt je eigen beelden en meningen te formuleren.
6. Efficiënter werken als team: het is mogelijk om optimaal gebruik te maken van tijdszones waarin verschillende teamleden werken. Als mensen in India of Europa klaar zijn met hun taak, kunnen ze er in Amerika mee verder gaan.

Sibrenne Wagenaar en Joitske Hulsebosch werken samen in Ennuonline. Zij publiceerden meerdere boeken over online samenwerken, zoals het succesvolle En Nu Online!