Bij de start van een bijeenkomst gaat het om contact maken en eigenaarschap toetsen. Aan het einde van een bijeenkomst gaat het liever niet over evaluatie, want dan kun je er niet veel meer mee doen. Het gaat wel om goed afscheid nemen.
Er zijn wel duizend manieren om dit te doen, maar wat ik belangrijk vind is dat je kunt variëren en daardoor kunt afstemmen op het hier-en-nu van deze groep. Elke start is anders, elke groep, elke context en elke dag is nieuw. Wat de ene keer een geweldige manier is om in te checken, slaat de andere keer als een tang op een varken. En je moet een afronding kunnen kiezen die past bij hoe de sessie is geweest.
Zeven keer inchecken en opstarten
Inchecken is niet hetzelfde als kennismaken, maar je kunt het wel met elkaar combineren. Wat ik echt belangrijk vind is dat het opstarten van een dag niet te lang duurt. Ik ken begeleiders die beginnen met een rondje leerdoelen uit te vragen, en daar tot halverwege de ochtend mee bezig zijn. Dat past wel bij een leergang van vier maanden, maar niet bij een coachsessie van een dag.
Het verkeerslicht
‘Beste mensen, laten we even inchecken op deze dag. Stel, je bent een stoplicht. Groen: ik heb er helemaal zin in, kom maar op. Oranje staat voor: op zich wel zin, maar er is wel iets wat me nog bezighoudt. Rood is: eigenlijk zou ik hier niet moeten zijn, er zijn dingen die me dwarszitten of tegenhouden.’
Maak even een rondje. Sommige mensen gaan snel, anderen hebben wat meer woorden nodig. Het is een geweldige manier om zonder oordeel te mogen uitspreken hoe je erbij zit. Vaak zeggen mensen ‘nu nog’ oranje te zijn, maar verwachten ze in de loop van de dag wel groen te worden. Bijvoorbeeld omdat ze nog zitten met dingen van thuis (‘mijn hond is ziek’) die ze hopen kwijt te raken. Als iemand rood is zou de beste reactie zijn: ‘wat heb je nodig om…’ Als het echt knalrood is en iemand wil niet, echt niet, dan geef ik soms de optie om weg te gaan. Het is super belangrijk dat je dat niet met (passieve) agressie doet! Laat het klinken als een uitnodiging, niet als een afstraffing.
Het weerbericht
Vraag mensen om elk even aan te geven wat voor weer het bij hen is. Bewolkt met aan het eind van de dag opklaringen? Strakblauw en warm? Een beetje mistig? Deze metafoor biedt veel mogelijkheden en spreekt aan op gevoelsniveau. Het is doorgaans vrolijk maar biedt ook de kans om aan te geven als je iets dwarszit. Er zit onweer in de lucht!
Instappen
Ga in een kring staan. Vraag iedereen om beurtelings een stap naar voren te doen en iets te zeggen over hoe ze er vandaag instappen. Je hoeft geen voorbeelden te geven. Men is slim genoeg om iets te bedenken. Adviseer om het popcorn-stijl te doen: pop when you’re hot (don’t wait too long or you’ll burn), dus stap in als je voelt dat je iets wilt zeggen. Als iemand helemaal niet instapt… dan even bevragen natuurlijk. Zelf, als coach, stap je als laatste in. Wel doen, want je bent deel van de groep (die dag)!
Het kijkverzoek
Laat mensen in twee- of drietallen een paar minuten sparren met elkaar over de vraag: waar wil ik dat jullie vandaag bij mij op gaan letten? Werkt als een trein, vooral in groepen waar men (ook) aan de slag gaat met eigen gedrag. Zet alle namen alvast op een flap terwijl zij praten. Daarna snel oogsten, zonder lang door te vragen. Je zult merken dat mensen er de hele dag naar verwijzen. Het stimuleert echt aanschakelen op de dag en de groep, en je hebt een geweldig middel om elkaar feedback te geven. Verwacht dingen als: ‘ik wil minder dominant zijn’, of ‘ik wil vaker doorvragen’.
Elkaar interviewen
Deze ken je vast wel. Laat twee buurmensen elkaar even bevragen over wie ze zijn en wat ze komen doen vandaag. Daarna introduceer je elkaar. Pas op dat je de geïnterviewde niet laat aanvullen: wat er dan gebeurt is dat die alsnog zijn eigen introductie doet, en daarna aan de beurt is voor zijn partner. Hij is dan dus heel lang aan het woord. Voor de dynamiek is het leuk als je zelfs niet laat corrigeren. Zeg dat van tevoren, dan staat men op scherp om écht goed te luisteren.
Met associatiekaarten
Veel teamcoaches en trainers hebben wel zo’n pakje met plaatjes op kaarten. Je kunt ze online bestellen. En als je creatief bent maak je ze zelf. Misschien kan het memory spel van je kinderen dienst doen. Dit werkt goed bij een kleinere groep die aan tafel zit (zoals bij intervisie). Dan leg je al die kaarten verspreid over de tafel en vraagt iedereen er een te kiezen die uitdrukt hoe je je nu voelt. Of nog een die uitdrukt waar je vandaag zin in hebt. De variaties zijn natuurlijk eindeloos.
Met meditatie / aandachtsoefening
Met associatiekaarten spreek je een heel ander deel van het bewustzijn aan dan met de andere oefeningen. Je kunt ook helemaal zonder woorden inchecken. Dit werkt vooral bij groepen die elkaar al kennen en bijvoorbeeld bij een langere sessie op de ochtend van de tweede dag. Eventueel plant je wat suggesties of vragen in het hoofd, als bij een geleide fantasie, zoals: ‘laat voorbij drijven wat je vandaag zou willen meemaken’. Of: ‘welke kwaliteit zou je vandaag willen inzetten?’
Vijf keer uitchecken en afronden
Als de bijeenkomst geslaagd was, is de energie goed en lijkt het niet nodig om ‘formeel’ af te ronden. Toch mis je dan een feestelijke oogst, én – belangrijker – het eventuele kritische geluid en het losse eindje dat er toch nog was. Let op: afronden is meer dan alleen de afspraken herhalen. Uitchecken gaat vooral om sociaal en emotioneel afronden. Het omgekeerde eigenlijk van contact maken (zie ook het Coachwiel). Hier een doorlink maken of weghalen
En als de bijeenkomst ellendig was heb je misschien vooral het verlangen om je zo snel mogelijk uit de voeten te maken. Niet doen! Net zoals contact maken is goed afronden echt noodzakelijk. Ook als het een rotsessie was, dan helpt de juiste afronding om negatieve gevoelens sneller los te laten en het geheel in perspectief te zien. Als jij, teamcoach, het eventuele negatieve oordeel kunt verdragen, toon je in het staartje van de sessie nog iets heel belangrijks. Namelijk dat een slechte sessie niet het einde van de wereld is. En bovendien zullen bij een goeie check-out mensen worden geprikkeld om balans te zien: het was niet alléén maar slecht.
Ik ben niet zo van formele rondjes, tenzij ze snel kunnen gaan, zoals bij ‘één woord’ (zie hieronder). Verder zou ik er bij het afronden wel tempo inhouden. Geen ellenlange monologen van mensen die de hele dag gaan evalueren. Bij de keuze van je werkvorm maakt het wel uit of je voorlopig danwel definitief afscheid neemt.
Met één woord
‘Stel je loopt nu naar buiten, je hebt haast want je wilt de trein halen, en je komt een collega tegen die vraagt: hoe was het? Je kunt in het voorbijgaan één woord zeggen.’ Dan maak je een snelle ronde. Werkt vooral als de sessie goed was. Als het slecht was wil je geen serie oogsten die klinkt als: vermoeiend, pijnlijk, overbodig, langdradig, heftig en ging wel.
Met een kleur
Deze doe ik graag als ik de incheck met het verkeerslicht heb gedaan. Je kunt dan weer met rood, oranje, groen uitchecken, of je zegt: vanochtend hadden we drie kleuren tot onze beschikking, nu alle kleuren van de regenboog. Met welke kleur ga je naar huis? Het is leuk om te zien als men kleuren kiest die helemaal passen: babyroze, infrarood, knalgroen of regenboog. Ik heb zelfs iemand een keer parelmoer horen zeggen. Werkt misschien niet zo goed bij een groep stoere kerels (M/V) die de hele dag in de weerstand zaten.
Meenemen en hier laten
Als de bijeenkomst een tikkeltje heftig was, of mensen tot – soms confronterend – zelfinzicht heeft gebracht is deze manier van afronden mooi. Ik combineer hem met uitstappen (zie instappen hierboven). Men staat in een kring en zet popcorn-style een stap naar achteren en zegt: wat ik hier wil laten is… en wat ik mee wil nemen is… Niet iedereen weet wat ie hier wil laten, dat geeft niet.
Schoon naar huis
Een variant op hierboven, en echt fijn als je een zware sessie hebt gehad, is deze. Vraag iedereen om te zeggen wat ie moet zeggen, vragen of opmerken om ‘schoon naar huis’ te kunnen gaan. Niet iedereen heeft iets te melden, maar het gaat ook om de mensen die dat wél hebben.
Tip – bij dit soort uitcheckprocedures ga ikzelf niet meer inhoudelijk in op wat gezegd wordt. Ik zeg alleen maar ‘ik heb je gehoord’ of ‘dankjewel’, misschien ‘ik snap je’. Het gaat bij alles wat gezegd wordt alleen maar om erkenning. Alle discussie moet achter de rug zijn, of verplaatst worden naar de volgende keer.
De envelop
Deze is geschikt om mensen iets te laten vasthouden voor na de bijeenkomst. Je begint ermee dat iedereen een leerpunt of een voornemen voor zichzelf opschrijft en in een envelop doet en die dichtplakt. Variaties:
- Jij verzamelt de enveloppen en stuurt ze een maand later na. Er moet wel een adres op staan dan. Of je neemt ze mee naar de volgende sessie en opent ze met tromgeroffel bij het begin.
- Een collega krijgt de envelop van één andere collega en stuurt die later na.
- De persoon houdt de envelop zelf en jij stuurt een maand later een mailtje met de vraag om ‘m te openen.
Tip – Het uitchecken moet echt de allerlaatste activiteit zijn. Zorg dat ook huishoudelijke zaken zijn afgerond. Het enige dat je nog wilt zeggen als de laatste heeft uitgecheckt is: tot ziens, of dank je wel!
Zit je met een casus? Een lastige klus? Iets met je team of je rol als teamcoach of teamleider? Kom naar een online AmeA sessie, je mag alles vragen. Meld je aan! Het is van 10.00 tot 11.30. Kom wel op tijd, eerder weggaan kan.
Eén reactie
Fijne vormen Martijn! Was nog beetje op zoek naar een uitcheck-vorm voor vanmiddag en ga met de kring/popcorn/stap acheruit/wat ik meeneem is.. aan de slag :-)