Iedereen die met een groep werkt, of het nou een intern groepslid is of een externe begeleider, kan interveniëren (ingrijpen, sturen) op de samenwerking. Om dat goed te doen is het nodig dat je snapt op welk niveau zich welk proces afspeelt. Een voorbeeld: de besluitvorming duurt eindeloos. Alle argumenten zijn al vaker genoemd en afgewogen. Toch durft niemand een knoop door te hakken. Bijsturen op de inhoud van het gesprek heeft waarschijnlijk geen zin. Er spelen andere zaken. Op een niveau dat moeilijk zichtbaar is, namelijk ‘onder tafel’.

Het is gebruikelijk drie niveaus van samenwerking te onderscheiden: het inhoudsniveau, het structuurniveau en het relatieniveau.

Inhoud: taakniveau van de samenwerking

Het meest zichtbare niveau waarop teams functioneren is het taakniveau. Dit is de inhoud van het werk en van de communicatie. Het is het wat van de samenwerking. Deze inhoud bestaat uit informatie, meningen, argumenten, feiten en doelstellingen, en gaat vooral over het werk. De opdracht van het team.

Het taakniveau krijgt doorgaans de meeste aandacht omdat het zo simpel waarneembaar is. Ook omdat het direct met de opdracht van het team te maken heeft. Zonder het te weten pleegt men voortdurend interventies op taakniveau. Er worden doelstellingen aangegeven, problemen aangekaart en er wordt gediscussieerd over oplossingen.

Mogelijke interventies op taakniveau zijn:

• doelstellingen aanpassen of verhelderen
• informatie beschikbaar stellen
• een oordeel of mening geven
• oplossingen uitwerken.

Een beperking van dit soort interventies is dat ze niet altijd de problemen oplossen waar het team werkelijk voor staat. Er kan meer aan de hand zijn, op een ander niveau. De uitwisseling van gegevens en de doelstellingen kunnen perfect in orde zijn en toch komt het team niet tot een productieve samenwerking. In zo’n geval is het waarschijnlijk dat er niet met het ‘wat’ iets aan de hand is, maar met de manier waarop.

Structuurniveau: procedures en werkafspraken

Een bekend verschijnsel: de ineffectieve vergadering. Iedereen praat door elkaar heen. Er worden oplossingen bedacht zonder dat het probleem helder is en er wordt niet samengevat. Men bewandelt zijwegen en het gesprek wordt oeverloos. De teamleden gaan achterover leunen of raken in conflict. Tot hun verbazing zien ze deskundigheid, enthousiasme en betrokkenheid omslaan in irritatie, onbegrip en verzet. Een interventie op structuurniveau kan dan wonderen verrichten. Dit is het niveau van de afspraken die het team maakt over de manier waarop aan de taak wordt gewerkt. Zonder goede afspraken is er geen coördinatie en zullen de inspanningen van de teamleden elkaar eerder tegenwerken dan versterken. In vrijwel elk samenwerkingsverband is een combinatie nodig van taakverdeling en coördinatie. Het zijn de basisprincipes van organiseren.

Mogelijke interventies op structuurniveau zijn:

• taakverdeling aanpassen of verhelderen
• kaders aanpassen
• werkafspraken maken
• besluitvormingsregels opstellen.

Helaas hebben ook interventies op structuurniveau hun beperkingen. Opeens blijkt de vergadering alleen nog maar over procedures te gaan. Er wordt eindeloos gepraat over het praten. De een heeft een nog beter voorstel voor een aanpak dan de ander. Er is blijkbaar nog een ander niveau in de samenwerking. Dat niveau heeft ook met de ‘manier waarop’ te maken. Maar dan anders.

Relatieniveau: onderlinge verhoudingen

Het relatieniveau (vaak procesniveau of interactieniveau genoemd) is eigenlijk de onderstroom van de communicatie. Het heeft alles te maken met het ‘hoe’, maar het verschil met het structuurniveau is dat het zelden expliciet, maar veel eerder impliciet is. Dit is het niveau waarop teamleden bezig zijn hun belangen te verdedigen, waarop ze zich afvragen of ze nog wel bij de groep horen en wie ze aardig vinden en wie niet. Het relatieniveau is het terrein van de – vaak onuitgesproken – belangen, behoeften, onzekerheden en motieven. Kort samengevat met ‘hoe we met elkaar omgaan’.

Het bespreekbaar maken van de verhoudingen is spannend, onzeker en maakt verschillen en mogelijke conflicten tussen teamleden zichtbaar. Toch is het nodig om ook dit niveau af en toe aan de orde te stellen. Als dit niet gebeurt bestaat het risico dat interventies op de andere niveaus hun doel voorbijschieten. Een onderhuids conflict los je niet op door simpelweg een procedure voor te stellen. Dat zou hoogstens leiden tot symptoombestrijding.

Mogelijke interventies op relatieniveau

• conflicten bespreekbaar maken
• open en eerlijke communicatie bevorderen
• feedback geven op elkaars gedrag
• openheid van zaken geven over motieven en gevoelens.

Interventies op dit niveau (soms procesinterventie genoemd) zijn moeilijk omdat je iets aanraakt wat tot dan toe niet benoemd is. Dat kan bedreigend zijn. De groepsleden kunnen gemakkelijk ontkennen wat je zegt. Maar als het lukt kun je met een rake opmerking de samenwerking in één keer een oppepper geven.

Opbouw van een interventie

De manier waarop je een procesinterventie verwoordt, heeft veel invloed op het effect ervan. De onderstaande opbouw kan helpen om werkzame interventies te plegen:

• Ik zie: benoemen van objectieve waarneming.
• Ik denk: daarbij je interpretaties geven.
• Ik voel: zeggen wat het je doet.
• Ik vind: eventueel een mening geven of een voorstel doen.

Het lastige is dat een discussie over het relatieniveau – doordat het aan de oppervlakte is gekomen – eigenlijk inhoudsniveau is geworden. Daarónder ontstaat weer een nieuwe onderstroom in de verhoudingen. Bijvoorbeeld: de vergadering loopt stroef. Iemand zegt dat het er niet om gaat te winnen, maar om elkaar te begrijpen. Dat levert ontspanning op. Opgelucht begint men dit proces uitvoerig te bespreken, maar in deze bespreking doet zich een parallel fenomeen voor, een ‘nieuw’ patroon van onderlinge verhoudingen. Men probeert elkaar nu af te troeven in psychologisch inzicht.

Tips voor wie met meerdere niveaus van het groepsleven wil spelen

1. Probeer te achterhalen in welke ontwikkelingsfase het team zich bevindt. Mogelijk levert dit een verklaring op voor wat er aan de hand is op relatieniveau.
2. Bedenk dat iedereen zijn eigen perceptie van de werkelijkheid heeft. Het proces bespreken kan alleen wanneer er wederzijds respect is voor elkaars perceptie.
3. Ga niet voor een ander denken. Stel liever open en niet-suggestieve vragen over de motieven en ideeën van de ander.
4. Besef dat in een team het gedrag van de een, gedrag van de ander oproept. Het heeft geen zin met beschuldigende vingers te wijzen. Je doet er allemaal aan mee.
5. Scheid heel duidelijk, desnoods in tijd en ruimte, het bespreken van het relatieniveau van de andere niveaus. Voor je het weet begin je opnieuw te argumenteren.
6. Dring de ander een bespreking van het relatieniveau niet op. Hij of zij heeft waarschijnlijk motieven om niet naar dit niveau af te willen dalen. En ja, dat is een lastig proces.
7. Wees voorbereid op weerstand. Niet iedereen vindt het lollig of makkelijk om over groepsprocessen te praten. Ze noemen het bijvoorbeeld slap gedoe (in werkelijkheid is er niets slaps aan).
8. Ten slotte, weet dat de drie niveaus elkaar beïnvloeden. Onenigheid over procedures kan bijvoorbeeld een uiting zijn van onderhuidse spanningen op relatieniveau.