Deelnemerschap
Effectief vergaderen begint met goed deelnemerschap. Goed deelnemerschap is de verantwoordelijkheid van iedereen. Een vergadering is geen werkonderbreking waar je rustig met je mobiel kunt spelen. Het is ook geen podium waar jij kunt schitteren met je geweldige (en veel te lange) bijdragen.
Tips:
- Bereid je voor op de vergadering
- Volg aandachtig wat er gezegd wordt
- Houd je bijdragen bondig en to the point
Voorzitterschap
Goed overleg staat of valt met een goede voorzitter. De voorzitter bereidt de agenda voor, zorgt voor ruimte en hulpmiddelen, ordent en rubriceert de bijdragen van de teamleden, introduceert de agendapunten, bewaakt de tijd, verleent het woord, vat samen en trekt conclusies of laat conclusies trekken.
Tips:
- De voorzitter hoeft niet de teamleider te zijn. Maar ga ook niet ‘rouleren’ met teamleden die niet kunnen voorzitten.
- De voorzitter bemoeit zich zo min mogelijk met de inhoud en is weinig aan het woord.
- De voorzitter let ook op de sfeer en kan daarin interveniëren: zijn collega’s het telkens met elkaar oneens omdat er iets broeit? Worden er zoveel grapjes gemaakt dat de inhoud eronder lijdt?
Frequentie en duur
Voor sommige teams is één keer per week een ochtend vergaderen voldoende. Andere teams hebben genoeg aan anderhalf uur per twee weken. Zoek een frequentie die iedereen past. Een gevoelig punt is, of de opkomst verplicht is of niet. Als vergaderen een ritueel ‘moeten’ wordt, is het team verloren. Niets is zo demotiverend als verplicht vergaderen. Als de opkomst vrijwillig is, loopt het team risico’s. Vooral zichzelf managende beroepsgroepen zijn dan al gauw te druk om te komen.
Tips:
- Spreek een vaste frequentie en tijdsduur af, liever net iets te weinig vergaderen dan te vaak.
- Evalueer af en toe of de frequentie nog klopt: komt de agenda nooit ‘af’, is men te weinig op de hoogte van elkaars werkzaamheden, of zit men zich juist te vervelen?
- Als de opkomst vrijwillig is: spreek mensen aan die niet of nooit komen. Spreek van tevoren af wie deze rol op zich neemt.
De agenda
Er zijn teams waar ‘gewoon bij elkaar zitten’ eigenlijk al voldoende is, maar voor effectief vergaderen is het meestal het handig een agenda te hebben.
Tips:
- Zorg dat de agenda voor het overleg bekend is en dat deelnemers punten kunnen inbrengen.
- Als de vergadering een formeel karakter heeft, zorg er dan voor dat de agenda goedgekeurd wordt.
- Kies een beperkt aantal onderwerpen. Volle agenda’s zijn voor teamtopatleten. Ga dan liever wat vaker bij elkaar zitten.
- Weet van elk punt wat het doel is en communiceer dat vooraf: informeren, meningsvorming of besluitvorming.
Notulen en afspraken
Maak de notulen zo kort als mogelijk. Beperk ze – als het kan – tot een afsprakenlijst.
En maar één tip:
- Als je afspraken maakt, kom die dan ook na.
Besluiten nemen
Sommige vergaderingen zijn alleen bedoeld om elkaar bij te praten. Maar vaak is het daarnaast de bedoeling dat de deelnemers besluiten nemen. Hier gaat het vaak mis. Er wordt bijvoorbeeld wat chaotisch door elkaar heen gepraat, en dan ‘blijkt’ er tot ieders verbazing ineens een besluit te zijn genomen. Of elk idee wordt onmiddellijk de grond in geboord zonder eerst op waarde te zijn geschat. Of het hele team kijkt toe hoe de voorzitter een onemanshow opvoert. Of iedereen is zo moe van het argumenteren dat men zich ‘gewonnen’ geeft als de eerste de beste met een acceptabel compromis komt. Of een dominante lolbroek roept ineens: ‘Is er iemand tegen?’
Een veelgemaakte fout is, dat er te snel naar een oplossing wordt gezocht. Alternatieven worden niet meer bekeken. Een nog groter gevaar hiervan is, dat je een oplossing vindt voor het verkeerde probleem. Je moet dus eerst samen helder hebben, wat de kwestie eigenlijk is.
Een effectief proces van besluitvorming verloopt in een aantal stappen.
Stap 1: beeldvorming
- Beschrijf het probleem van meerdere kanten.
- Wissel elke informatie over het probleem uit – beschrijf oorzaken.
- Maak een eenduidige, geaccepteerde probleemdefinitie.
- Dus: nog geen oplossingen bedenken.
Stap 2: meningsvorming
- Bedenk zoveel mogelijk oplossingen.
- Bespreek de eisen waaraan de oplossing moet voldoen.
- Onderzoek de vrijheden en de randvoorwaarden die er zijn.
- Dus: de oplossingen zelf nog niet beoordelen.
Stap 3: oordeelsvorming
- Bepaal een procedure voor besluitvorming.
- Beoordeel de alternatieve oplossingen.
- Kies de beste oplossing.
- Maak afspraken over de uitvoering van het besluit.
Argumenten wegen
De manier waarop problemen en oplossingen worden gepresenteerd, heeft veel invloed op het gewicht dat men er aan toekent. Framing verklaart hoe mensen een probleem of voorstel anders waarderen, afhankelijk van de ‘voorstelling van zaken’. Zeg je bijvoorbeeld dat iets 80 procent kans van slagen heeft, dan zullen mensen eerder vóór zijn dan wanneer je zegt dat het 20 procent kans heeft om te falen.
Ook de volgorde van de argumenten is bepalend. Het primacy effect kan veroorzaken dat mensen meer waarde hechten aan het eerste argument, omdat je dat wat je het eerste hebt gehoord, het beste onthoudt.
Het recency effect treedt op wanneer mensen juist meer waarde hechten aan het meest recent besproken argument. Dit is vooral het geval bij complexe beslissingen waar men met veel variabelen moet werken. Dan zoekt men houvast bij het laatste argument. Het kan geen kwaad jezelf (of elkaar) tijdens de vergadering af en toe te toetsen op deze effecten. Dit vraagt om afstand nemen van de inhoud en het plegen van metacommunicatie: ‘Zijn we nog wel goed bezig?’
Zit je met een casus? Een lastige klus? Iets met je team of je rol als teamcoach of teamleider? Kom naar een online AmeA sessie, je mag alles vragen. Meld je aan! Het is van 10.00 tot 11.30. Kom wel op tijd, eerder weggaan kan.
Eén reactie
Dit stuk beschrijft 2x het ontwikkelen van een oordeel, maar ziet besluitvorming niet als een cruciale separate stap. Meningvorming en oordeelsvorming zijn beide een vorm van oordeelsvorming (je vormt immers een beeld nav de beschikbare informatie). Het kiezen van de beste oplossing is een vorm van besluitvorming en niet oordeelsvorming zoals hier wordt beschreven. De juiste stappen zijn als volgt:
Stap 1 = beeldvorming
Stap 2 = oordeelsvorming
Stap 3 = besluitvorming