De onderstaande tips voor het begeleiden van een groepsgesprek zijn voor onervaren trainers, begeleiders, managers en coaches die wel een steuntje in de rug kunnen gebruiken.

Tips voor het groepsgesprek

1. Geef een heldere inleiding, zodat men weet wat de bedoeling van het gesprek is. Als je het gesprek ‘gewoon opengooit’, wordt bijsturen – voor onervaren begeleiders – lastig.
2. Durf huishoudelijke regels te stellen: eindtijd, telefoons uit en meer van die praktische zaken.
3. Zorg dat je altijd de regie blijft houden, met minimale sturing van het proces. Met andere woorden: doe precies voldoende en niet meer. Een fout van sommige facilitators is dat ze gaan domineren.
4. In het verlengde hiervan: houd je eigen normen, waarden en opvattingen zoveel mogelijk voor je. Jij bent er om de groep op het podium te krijgen, niet jezelf.
5. Stuur op het proces en zo min mogelijk op de inhoud. Vat samen, stel vragen en voeg alleen iets inhoudelijks toe als je het gesprek wilt verbreden of als je vindt dat vitale informatie ontbreekt.
6. Mocht je eventueel inhoudelijk iets willen bijdragen, laat het daar dan bij en ga niet de uitdaging aan om er over te discussiëren, anders raak je de regie kwijt. Stuur het gesprek zo snel mogelijk weer naar de groep zelf.
7. Let op taal: dus als er woorden of uitspraken zijn die je aandacht vragen, benoem dat. Het zijn vaak ingangen naar een dieper niveau (bijvoorbeeld: waarom hebben jullie het over ‘forceren’ wanneer je praat over mensen meekrijgen?).
8. Je bent de rem en het gaspedaal van de discussie in de groep. Reguleer de bijdragen van de deelnemers: rem veelpraters eventueel af en nodig zwijgers uit. Als er te veel en chaotische discussie is, kun je samenvatten of gesloten vragen stellen. Als er te weinig discussie is, stel dan open of prikkelende vragen.
9. Werk met stiltes. Een valkuil van beginnende (of onzekere) begeleiders is dat ze eerst een vraag stellen en dan de stilte opvullen met een eigen antwoord. Bedenk dat mensen na een (spannende) vraag een paar seconden nodig hebben om na te denken. Of ze tasten even af wie er als eerste wat zal zeggen.
10. Afhankelijk van het gesprek kan het wel eens wenselijk zijn dat je een bepaalde opbouw laat ontstaan: durf dan onderwerpen te parkeren waarvan je vindt dat die beter later kunnen worden besproken (bijvoorbeeld eerst probleembeleving, daarna oplossingen).
11. Kijk en luister bewust. Wees aandachtig en alert. Neem het gesprek van de groep niet voor kennisgeving aan, maar wees je bewust van wat ze écht zeggen… en van wat er ‘niet’ gezegd wordt. Dan ga je vanzelf op de juiste momenten ‘inhaken’.
12. Houd het gesprek gefocust. Houd steeds je doel voor ogen. Durf dan ook uitweidingen in ‘aanpalende’ terreinen af te kappen.
13. Als je met flaps werkt: voorkom dat mensen steeds jouw rug zien of dat het gesprek vervalt in het ‘dicteren’ van de begeleider.
14. Het ‘rondje’ (men antwoordt om beurten iets op dezelfde vraag) is handig om te zorgen dat iedereen wat zegt. Maar een rondje kan ook vertragend werken en saai zijn. Durf te variëren met een ‘willekeurig’ rondje. Jij houdt in de gaten dat iedereen aan bod komt, maar de volgorde ontstaat spontaan. Stuur goed op wat de eerste spreker zegt en hoe lang; zij zet de toon. Een start van 5 minuten leidt in een groep van 12 mensen tot een ‘rondje’ van een uur.
15. Ten slotte: mocht het niet lukken en het gesprek verzandt, escaleert of stuitert heen en weer, dan kun je dat benoemen en met meta-communicatie het betrekkingsniveau bespreekbaar maken. Maar dat is weer een heel ander verhaal…